Presenting a profession: the tasks of a secretary

Lesson "Présenter un métier: les tâches d'une secrétaire"

Vous avez déjà été confrontés à la tâche de présenter et de décrire une profession. 

Sylvie Robin, secrétaire dans une grande entreprise, répond à nos questions et nous révèle les secrets de son métier. 

Lisez l'interview et faites les exercices qui suivent.

Où exercez-vous votre métier?

Je travaille dans une grande entreprise dans le secteur privé mais une secrétaire peut aussi travailler dans les domaines de l'administration, de la finance, du commerce ou de l'industrie aussi bien dans le secteur privé que dans le secteur public.

Quelles sont les qualifications et les diplômes requis?

Une secrétaire doit avoir obtenu au moins le bac. Moi, j'ai aussi un BTS Assistant de Direction. On trouve également des secrétaires spécialisées (juridiques, médico-sociales etc.) qui ont suivi une formation particulière dans le but de travailler à des postes bien spécifiques.

Quelles sont les tâches et les responsabilités d'une secrétaire?

Les secrétaires sont d'une grande importance au sein d' une entreprise. Moi, j'assure les tâches traditionnelles de secrétariat. Je dois organiser et encadrer le travail administratif et les conférences, envoyer des mails et rassembler les informations nécessaires. Comme je suis responsable de la gestion du bureau, il faut aussi commander les fournitures et en tenir l'inventaire. Je suis également chargée de plannifier l'agenda de mon chef ainsi que de recevoir les visiteurs extérieurs. Tout cela présuppose une très bonne et étroite collaboration avec le patron de l'entreprise.

Quelles qualités doit-on avoir pour devenir secrétaire?

Il est indispensable de posséder des qualités d'organisation, l'esprit de synthèse et un bon esprit de collaboration. Adaptabilité et flexibilité sont aussi des qualités indispensables. Il va aussi de soi qu'il faut toujours être disponible à l'accueil.

Quels sont les avantages et les inconvénients de ce métier?

Parmi les avantages de ce métier on peut citer les possibilités d'évolution et les voyages. Cependant, le secrétariat exige beaucoup d'organisation et les horaires sont souvent irréguliers.

Vous avez bien compris? Testez-vous en faisant les exercices ci dessous.